Softwareauswahlen
Wählen Sie mit der Xtentio-Methodik die richtige Enterprise Software aus
Bei einer Softwareauswahl geht es um die richtige Entscheidung für neue Enterprise Software für ein Unternehmen. Softwaremärkte sind polypolistisch geprägt, d. h., Unternehmen können je nach Softwarekategorie aus einer Vielzahl von Anbietern auswählen. Die Herausforderung besteht für Unternehmen daher darin, aus der großen Anzahl verfügbarer Softwareanbieter den geeigneten für die eigenen Anforderungen auszuwählen.
Mithilfe einer Softwareauswahl-Methodik durchlaufen Unternehmen systematisch den Prozess von der Anforderungsaufnahme, der Bewertung, dem Angebotsvergleich bis hin zur Entscheidung.
Nutzen der Xtentio-Methodik die Softwareauswahl
Wir sind zu 100 % unabhängig von Softwareherstellern, Dienstleistern und Integratoren. Wir unterliegen keinen Partnerschaftsverpflichtungen und müssen keine Vertriebsquoten erfüllen.
Kurz gesagt: Uns interessiert nicht, welcher Anbieter später den Zuschlag erhält. Unser Interesse gilt nur Ihrem Unternehmen – Ihre ganz spezifischen funktionalen und kaufmännischen Anforderungen an die neue Enterprise Software müssen bestmöglich erfüllt werden. Danach streben wir.
Dieses Alleinstellungsmerkmal erlaubt uns, wirklich neutral zu agieren und nur einem Partner im gesamten Auswahlprozess gerecht zu werden: Ihrem Unternehmen.
Enterprise Software wird in den meisten Fällen abteilungsübergreifend zum Einsatz kommen. Entsprechend ist die Einbeziehung aller relevanten Stakeholdergruppen bei einer Softwareauswahl entscheidend, um auch wirklich alle relevanten Anforderungen aufzunehmen.
Neben den rein funktionalen Anforderungen kommen außerdem noch IT-relevante, kaufmännische und strategische Anforderungen dazu (z. B. Betriebsmodell der neuen Enterprise Software, Datenschutzanforderungen, Anforderungen an die Usability, Herkunftsland und Serverstandort des Anbieters, Implementierungsmodell). Auch sorgt die Xtentio-Methodik für Softwareauswahlen für die frühzeitige Involvierung aller relevanten Entscheidergruppen, um spätere Verzögerungen im Softwareauswahlprozess auszuschließen.
Die Bildung der Kernkriterien inklusive eines umfangreichen Katalogs von User Stories bildet die Grundlage für den Longlist-to-Shortlist-Prozess.
Nachdem die Kernkriterien definiert und der relevante Softwaremarkt identifiziert wurden, erhalten Sie von uns eine mehrstufige Negativselektion.
In der ersten Stufe der Negativselektion grenzen wir Anbieter aus, die bereits auf Basis nicht funktionaler Kriterien keine Rolle für die weitere Auswahl spielen. Das Ergebnis ist eine Anbieter-Longlist.
In Stufe zwei präsentieren wir Ihnen die Anbieter-Longlist anhand von detaillierten Anbieter-Steckbriefen. Sie erhalten relevante Informationen über den Softwarehersteller und sein Produkt bzw. seinen Service.
Hier lassen wir insbesondere unsere Expertise in Form von Markt-Insights einfließen. Aus unserer jahrelangen Beratungspraxis und umgesetzten Projekten können wir Ihnen Einblicke bieten, die Sie so auf keiner Anbieter-Website finden.
Am Ende dieser zweiten Stufe kristallisiert sich heraus, welche dieser Anbieter auf Basis Ihrer funktionalen, kaufmännischen und strategischen Anforderungen es auf die Anbieter-Shortlist schaffen.
In der dritten Stufe steht die Shortlist fest – in der Regel drei bis fünf Anbieter, mit denen eine Projektumsetzung auf Basis Ihrer Anforderungen grundsätzlich möglich ist. Die Anbieter der Shortlist werden zu einem Anbieter-Workshop eingeladen, in dem zielgerichtet und ausschließlich auf Basis Ihres ganz spezifischen Story-Books eine Produktpräsentation durchgeführt wird.
Unsere kollaborative Softwareauswahl-Plattform corate ermöglicht die Entscheidungsfindung bei Ihrer Softwareauswahl ganz ohne Excel-Chaos.
Alle Kriterien und User Stories Ihres Story-Books haben wir im Vorfeld der Anbieter- Workshops bereits vollständig in corate abgebildet. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Anbieter-Workshops können so ganz bequem und transparent den Anbieter-Pitch verfolgen und gleichzeitig Bewertungen für die einzelnen Kriterien hinterlegen.
Am Ende der Workshops liegen so bereits vollständige, funktionale Anbieterbewertungen der gesamten Entscheidergruppe vor und können direkt miteinander verglichen werden.
Die Anbieter geben nun auf Basis Ihres Story-Books und der Workshops eine Aufwandsschätzung für Projektaufwände sowie ein Angebot für die Projektumsetzung inklusive benötigter Lizenzen ab.
Auch hier lassen wir wieder unsere Markt-Insights auf Basis unserer jahrelangen Beratungspraxis einfließen. Wir analysieren für Sie alle eingehenden Angebote und Aufwandsschätzungen und stellen markante Auffälligkeiten heraus.
So erkennen Sie schnell, wo sich die Anbieter im Detail unterscheiden, welche Aufwände realistisch eingeschätzt sind (und welche ggf. im Vorfeld künstlich „klein gerechnet“ wurden) und wo letztendlich Verhandlungspotenzial für den Einkauf liegt.
Mit mindestens zwei Anbietern wird dann die Auftragsvergabe verhandelt und bis zur Vertragsreife geführt. Da auch auf der Zielgeraden noch einiges passieren kann, empfehlen wir Ihnen, stets einen Fallback weiterhin in Reserve zu behalten.
Auf Basis Ihrer funktionalen, kaufmännischen und strategischen Anforderungen, sowie der verhandelten Angebote liegen jetzt alle Fakten transparent auf dem Tisch. Ihre Entscheidergruppe ist jetzt in der Lage, die richtige Entscheidung für eine neue Enterprise Software zu treffen.
Lisa Limbach
Head of Sales
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Ihr Weg zur Auswahl neuer Enterprise Software
Softwareauswahl-as-a-Service: Wir begleiten Sie von der Anforderungsaufnahme bis zur finalen Entscheidung
Wir starten gemeinsam in die Aufnahme des relevanten Stakeholderumfelds für die geplante Softwareauswahl und beginnen mit der Klärung wichtiger Projektparameter (z. B. geplanter Zeitpunkt der Einführung bzw. Ablösung, Budget, Anforderungen an den internen Entscheidungsprozess).
Zusammen mit der Entscheidergruppe führen wir dann die detaillierte Aufnahme sämtlicher funktionaler und nicht funktionaler Anforderungen durch, berücksichtigen kaufmännische und strategische Aspekte und erstellen den Kriterienkatalog.
Über die etablierte Xtentio-Methodik für Softwareauswahlen generieren wir die Anbieter- Shortlist und lassen die Anbieter anschließend in den Anbieter-Workshops ihre jeweilige Lösung anhand eines vorgegebenen Story-Books präsentieren.
In der letzten Phase der Softwareauswahl begleiten wir Ihr Team beim Anbietervergleich, analysieren die kaufmännischen Angebote und stellen wesentliche Verhandlungspotenziale heraus. Ihr Team ist nun in der Lage, die richtige Entscheidung für eine neue Enterprise Software zu treffen.
Do-it-Yourself mit unserer Softwareauswahl-Plattform corate
Sie wollen unser bewährtes Softwareauswahl-Tool corate für Ihre eigene Softwareauswahl nutzen? Wir stellen Ihnen für Ihr Softwareauswahl-Projekt gerne corate zur Verfügung.
Mithilfe von corate können beliebig viele Entscheider aus Ihrem Unternehmen zunächst am Kriterienkatalog arbeiten. Auf Anfrage stellen wir Ihnen gerne Best-Practice-Kriterien je Softwaremarkt als Vorbefüllung zur Verfügung.
Für Anbietervergleiche und Anbieter-Pitches nutzt Ihr Team corate dann als Bewertungsplattform und kann live Bewertungen je Kriterium hinterlegen und vergleichen. Eine Moderationsfunktion hilft Ihrem internen Projektleiter zudem dabei, während der Anbieter-Workshops die Agenda und Teilnehmer-Bewertungen im Blick zu behalten.
Frequently Asked Questions
Die Softwareauswahl ist gezielt darauf ausgerichtet, Unternehmen in der Identifizierung, Bewertung und Auswahl von Softwareprodukten zu unterstützen, die optimal auf ihre individuellen Anforderungen und geschäftlichen Zielsetzungen abgestimmt sind.
Der Prozess startet damit, dass wir gemeinsam mit ihrem Team und allen relevanten Stakeholdern Anforderungen, Ziele und alle wesentlichen Informationen sammeln, strukturieren und auswerten. Unser Expertenteam bei Xtentio nutzt sein Fachwissen, um eine umfassende Analyse durchzuführen und potenzielle Softwarelösungen zu identifizieren, die optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Im nächsten Schritt erfolgen eine eingehende Bewertung und ein Vergleich der herausgearbeiteten Lösungen, um die optimale Option für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Dabei entwickeln wir nicht nur eine Negativselektion und erstellen eine Longlist an Anbietern, sondern gelangen gemeinsam über eine Shortlist und Anbieterworkshops zu einer fundierten Entscheidung. Schließlich erhalten Sie von uns eine umfassende Empfehlung, begleitet von klaren Erklärungen und fundierten Begründungen für die vorgeschlagenen Softwarelösungen. Unsere Herangehensweise stellt sicher, dass Sie die bestmögliche Entscheidungsgrundlage erhalten, um Ihre Softwareauswahl erfolgreich und zielgerichtet durchzuführen.
Die Softwareauswahl bietet eine umfassende Bandbreite von Softwarekategorien an, darunter zum Beispiel PIM (Product Information Management), DAM (Digital Asset Management), CPQ (Configure Price Quote), sowie viele weitere geschäftskritische Anwendungen.
Die typische Dauer des Softwareauswahlprozesses variiert in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren, die eine Rolle spielen. Diese Faktoren schließen die Komplexität der Anforderungen.
In der Regel erstreckt sich dieser Prozess über einige Wochen, wobei die genaue Zeitspanne je nach dem Umfang des Projekts variieren kann. Unsere Experten arbeiten engagiert daran, den Auswahlprozess effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass die bestmögliche Lösung für Ihre Anforderungen ermittelt wird, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität einzugehen.
Ja, bei Xtentio bieten wir umfassende Unterstützung bei der Implementierung der ausgewählten Softwarelösung an. Unsere Leistungen umfassen nicht nur die Implementierung selbst, sondern auch begleitendes Projektmanagement und Schulungen. Diese integrierte Herangehensweise gewährleistet eine reibungslose Einführung der ausgewählten Softwarelösung in Ihr Unternehmen.